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Anleitung Einrichtung Verwaltung

Checkliste und Best Practice
Checkliste und Best Practice

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Anlage von Objekten

So legen Sie Objekte zur Vermarktung, Verwaltung und/oder Entwicklung an
So legen Sie Objekte zur Vermarktung, Verwaltung und/oder Entwicklung an

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Objekte - Konfiguration

Im Menüpunkt "Konfiguration" im Brix "Objekte" werden die Objekttypen, Regionen, Ausstattungsmerkmale und Geschäftsbedingungen konfiguriert.
Im Menüpunkt "Konfiguration" im Brix "Objekte" werden die Objekttypen, Regionen, Ausstattungsmerkmale und Geschäftsbedingungen konfiguriert.

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Grundlagen KnowSystem / Wie benutze ich diese Dokumentation

Zum Einstieg in SMARTBRIX setzen sie den Filter auf die Section "Allgemein". Alle Einträge sind mit Stichworten versehen, so dass Sie über die Suche gezielt nach Artikeln suchen können.
Zum Einstieg in SMARTBRIX setzen sie den Filter auf die Section "Allgemein". Alle Einträge sind mit Stichworten versehen, so dass Sie über die Suche gezielt nach Artikeln suchen können.

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Kostenarten verwalten

Neben den bereist vorhandenen Kostenarten können weitere angelegt und die bestehenden angepasst werden. Es kann der Umlageschlüssel frei gewählt werden und das Produkt, welches die Steuer und interne Verbuchung steuert.
Neben den bereist vorhandenen Kostenarten können weitere angelegt und die bestehenden angepasst werden. Es kann der Umlageschlüssel frei gewählt werden und das Produkt, welches die Steuer und interne Verbuchung steuert.

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Mailvorlagen erstellen

Über Mailvorlagen können im Chatter vorgefertigte Nachrichten verschickt werden. So kann Betreff und Text vorgegeben werden, es können aber auch Platzhalter eingefügt werden, welche automatisch mit Daten aus dem System gefüllt werden. Alle Vorgaben können nachträglich im Chatter überschrieben werden.
Über Mailvorlagen können im Chatter vorgefertigte Nachrichten verschickt werden. So kann Betreff und Text vorgegeben werden, es können aber auch Platzhalter eingefügt werden, welche automatisch mit Daten aus dem System gefüllt werden. Alle Vorgaben können nachträglich im Chatter überschrieben werden.

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Anlage von Nutzungsverhältnissen (Mietverträgen, Leerstand, Eigennutzung,...)

Im Brix "Verwaltung" können zu jedem Objekt Nutzungsverhältnisse angelegt werden. Dies umfasst neben den Mietverträgen auch Leerstand und Eigennutzen.
Im Brix "Verwaltung" können zu jedem Objekt Nutzungsverhältnisse angelegt werden. Dies umfasst neben den Mietverträgen auch Leerstand und Eigennutzen.

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Betriebskostenabrechnung BKA / Nebenkostenabrechnung NKA

Der Workflow von der Eingangsrechnung bis zur Betriebskostenabrechnung.
Der Workflow von der Eingangsrechnung bis zur Betriebskostenabrechnung.

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Verkaufschancen/ Anfragen

Anfragen zu Objekten über die Website, Portale oder per Mail werden als Verkaufschance in einer Pipeline in der Kundenverwaltung angelegt.
Anfragen zu Objekten über die Website, Portale oder per Mail werden als Verkaufschance in einer Pipeline in der Kundenverwaltung angelegt.

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Entwicklermodus aktivieren

In den "Einstellungen" - "Allgemeine Einstellungen" am Ende der Seite auf "Entwicklermodus aktivieren" klicken.
In den "Einstellungen" - "Allgemeine Einstellungen" am Ende der Seite auf "Entwicklermodus aktivieren" klicken.

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Kundenportal für Interessenten, Mieter, Projektmitarbeiter

Jedem Kontakt kann Portalzugriff gewährt werden, damit er seine Daten einsehen und direkt über Smartbrix kommunizieren kann. Im Kundenportal gibt es folgende Bereiche: Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen, Meine Exposés, Meine Suchprofile, Meine Nutzungsverhältnisse, Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung.
Jedem Kontakt kann Portalzugriff gewährt werden, damit er seine Daten einsehen und direkt über Smartbrix kommunizieren kann. Im Kundenportal gibt es folgende Bereiche: Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen, Meine Exposés, Meine Suchprofile, Meine Nutzungsverhältnisse, Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung.

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Vermieterbescheinigung

Senden Sie voll automatisch Vermieterbescheinigungen gemäß §19 Abs. 1 des Bundesmeldegesetzes an Ihre Mieter.
Senden Sie voll automatisch Vermieterbescheinigungen gemäß §19 Abs. 1 des Bundesmeldegesetzes an Ihre Mieter.

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Direktzuweisung Kostenart

Direktzuweisung einer Aufwenung zu einer Nutzung
Direktzuweisung einer Aufwenung zu einer Nutzung

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Benutzer Portalzugriff gewähren

Im Kontakt gibt es die Aktion "Portalzugriff gewähren"
Im Kontakt gibt es die Aktion "Portalzugriff gewähren"

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Dashboard

So richten Sie eine individuelle Startseite an. Es können Übersichten aus verschiedenen Brix auf einer Seite zusammengefasst werden.
So richten Sie eine individuelle Startseite an. Es können Übersichten aus verschiedenen Brix auf einer Seite zusammengefasst werden.

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Benutzer anlegen

Benutzer werden im Brix "Einstellungen" verwaltet. Es werden Administrationsrechte benötigt.
Benutzer werden im Brix "Einstellungen" verwaltet. Es werden Administrationsrechte benötigt.

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Kontakte anlegen /bearbeiten / löschen

Kontakte können an verschiedenen Stellen angelegt und bearbeitet werden. Im Brix Kontakte, per Import/ Export und in diversen Eingabemasken.
Kontakte können an verschiedenen Stellen angelegt und bearbeitet werden. Im Brix Kontakte, per Import/ Export und in diversen Eingabemasken.

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Import/ Export von Datensätzen

So importieren/ exportieren Sie Objekte, Nutzungsverhältnisse, Kontakte, Verkaufschancen, Aufgaben, Buchungssätze...
So importieren/ exportieren Sie Objekte, Nutzungsverhältnisse, Kontakte, Verkaufschancen, Aufgaben, Buchungssätze...

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Filter/ Gruppieren

Alle Ansichten lassen sich nach beliebigen Feldern und Bedingungen filtern und gruppieren. Jede Suche kann zur späteren Verwendung gespeichert werden, als Standard definiert und dem Dashboard hinzugefügt werden.
Alle Ansichten lassen sich nach beliebigen Feldern und Bedingungen filtern und gruppieren. Jede Suche kann zur späteren Verwendung gespeichert werden, als Standard definiert und dem Dashboard hinzugefügt werden.

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Synchronisierung Immobilienportale / Plugins

Konfiguration der Immobilienportale und Aktivierung der Synchronisierung.
Konfiguration der Immobilienportale und Aktivierung der Synchronisierung.

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Ansichten (Kanbanansicht, Listenansicht,...)

Für unterschiedlichen Anwendungsfälle und Arbeitsweisen gibt es verschiedene Ansichten der Daten. Sei es eine Kanbanansicht mit Stufen/ Tabellen, eine platzsparende Listenansicht oder Kalenderansicht für Aufgaben.
Für unterschiedlichen Anwendungsfälle und Arbeitsweisen gibt es verschiedene Ansichten der Daten. Sei es eine Kanbanansicht mit Stufen/ Tabellen, eine platzsparende Listenansicht oder Kalenderansicht für Aufgaben.

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Mietvertrag

In den Mietverhältnissen kann ein Mietvertrag als PDF hinterlegt werden. Alternativ kann ein Mietvertrag automatisch generiert werden, in dem Platzhalter automatisch mit Daten gefüllt werden.
In den Mietverhältnissen kann ein Mietvertrag als PDF hinterlegt werden. Alternativ kann ein Mietvertrag automatisch generiert werden, in dem Platzhalter automatisch mit Daten gefüllt werden.

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Mailvorlagen nutzen

Über Mailvorlagen können wiederkehrende Mails einmalig verfasst und mit einem Klick aufgerufen werden. Hierbei können Daten aus dem System automatisch eingefügt werden.
Über Mailvorlagen können wiederkehrende Mails einmalig verfasst und mit einem Klick aufgerufen werden. Hierbei können Daten aus dem System automatisch eingefügt werden.

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Chatter

In fast allen Dokumenten gibt es den Chatter, über den Nachrichten verschickt, Notizen verfasst oder Aktivitäten geplant werden können.
In fast allen Dokumenten gibt es den Chatter, über den Nachrichten verschickt, Notizen verfasst oder Aktivitäten geplant werden können.