KnowSystem | SMARTBRIX

Sections

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Anlage von Objekten

So legen Sie Objekte zur Vermarktung, Verwaltung und/oder Entwicklung an

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Anleitung Einrichtung Verwaltung

Checkliste und Best Practice

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Objekte - Konfiguration

Im Menüpunkt "Konfiguration" im Brix "Objekte" werden die Objekttypen, Regionen, Ausstattungsmerkmale und Geschäftsbedingungen konfiguriert.

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Grundlagen KnowSystem / Wie benutze ich diese Dokumentation

Zum Einstieg in SMARTBRIX setzen sie den Filter auf die Section "Allgemein". Alle Einträge sind mit Stichworten versehen, so dass Sie über die Suche gezielt nach Artikeln suchen können.

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Synchronisierung Immobilienportale / Plugins

Konfiguration der Immobilienportale und Aktivierung der Synchronisierung.

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Index konfigurieren [1] Alle Ihre Nutzungen, die Indexmieten sind, finden Sie unter dem Brix "Verwaltung" in der oberen Menüleiste unter "Nutzungen" → "Indexmieten". Über den Filter "Mögliche Anpassungen" können Sie diese Liste nach allen aktuell möglichen Indexmietanpassungen sortieren. Wenn Sie eine neue Nutzung anlegen, die unter Indexierung fällt, setzen Sie in der Maske "Nutzung anlegen/bearbeiten" einen Haken bei "Indexmiete?". Daraufhin erscheint ein weiterer Tab "Indiexmiete", wo Sie die Nutzung entsprechend den Vertragsvorgaben konfigurieren können. * Mailvorlage Indexmiete: Standard-Email-Vorlage, die im Falle einer möglichen Mietanpassung an den Mieter gesendet wir (individuell konfigurierbar) Index: Auswahl des Index, der für dieses Nutzungsverhältnis gültig ist Gesperrt

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Index konfigurieren

Smartbrix bietet die Möglichkeit Indexmieten, sowohl im gewerblichen Immobilienbereich und als auch Privatsektor, effizient zu organisieren.Zunächst muss der Index konfiguriert werden. Dabei können Sie beliebig viele Indizes anlegen und diese individuell den Nutzungen zuordnen. Index anlegen* Öffnen Sie das Brix "Verwaltung" und wählen Sie aus der Menüleiste "Konfiguration" → "Index". Vergeben Sie einen für Sie eindeutigen Namen (Pflichtfeld). Bestimmen Sie die Indexart (VPI oder Sonstige) Und legen Sie die Basis an. Sollte es noch keine Basis geben, tippen Sie den Namen der Basis ein und klicken dann auf "Erstellen & Bearbeiten". Speichern Sie den Wert im sich öffnenden Fenster. Indexwerte pflegen* Sobald der Index angelegt wurde, können Sie den Indexwert erfassen (sowohl aktuell als auch

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Offener Betrag (Listenansicht Nutzung)

Es gibt mehrere Möglichkeiten in Smartbrix eine Übersicht über offene Rechnungen zu erhalten. Eine davon ist der Weg über die Listenansicht der Nutzungen im Modul "Verwaltung" - Spalte "Offener Betrag". Sollte die Spalte "Offener Betrag" in Ihrer Ansicht noch nicht sichtbar sein, kann diese über die 3 Punkte oben rechts aus einer Listenansicht ausgewählt werden. Auch wenn Sie eine Nutzungsverhältnis öffnen, können Sie hier den Gesamtbetrag aller offenen Zahlungen zu diesem Mietverhältnis ablesen. Hinweis* Der offene Betrag wird lediglich ein Mal am Tag um 9 Uhr über eine geplante Aktion aktualisiert. Sollten Sie danach einen Rechnungsabgleich durchführen oder neue Rechnungen erstellen, kann der angezeigte offene Betrag vom tatsächlichen abweichen. Es besteht die Möglichkeit den offenen Bet

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Dokumente DMS

Einrichtung Dokumenten Management System (DMS) - Dokumente

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Suchprofil anlegen

Automatisches Zusammenführen von Objekten und Interessenten

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Projekt Budget

Anlage und Überwachung von Budgets

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Zahlungsnachverfolgung / Mahnwesen

Mahnstufen konfigurieren* Mahnungen erstellen / Variante 1* Die aktuelle Mahnstufe und das Datum der letzten Mahnung werden in der Ansicht "Ausgangsrechnungen" dokumentiert. Außerdem finden Sie die gesamte Mahnhistorie unter dem jeweiligen Kontakt im Chatter. Hier werden sowohl alle per E-Mail versendeten Mahnungen dokumentiert, als auch alle erzeugten Briefe als PDF gespeichert. Mahnung erstellen / Variante 2*

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Skonto

So erstellen Sie eine Zahlungsbedingung mit Skonto

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Einrichtung Wartungs-Modul

Anlage von Inventar / TGA, Wartungsintervallen und -verträgen

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Monatsmiete anteilig in Rechnung stellen

bei Einzug oder Auszug im Monat

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Platzhalter Mietvertrag - Variablen E-Mail-Vorlage

Hier finden Sie die gängigen Platzhalter zum befüllen eines Mietvertrags

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DATEV Export (XML)

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DATEV Finanzinterface - Installation & Konfiguration

Smartbrix verfügt über eine Schnittstelle zu DATEV. Mit dieser können Sie einen ordnungsgemäßen Export Ihrer Buchungen nach DATEV durchführen, ebenso wie die Import Ihrer Daten von DATEV nach Smartbrix. Folgende Apps müssen installiert werden: Im Anschluss daran muss das Finanzinterface für die betreffenden Benutzer freigeschaltet werden. WICHTIG: Bei mehreren Unternehmen muss diese Freischaltung für jedes Unternehmen einzeln vorgenommen werden. Danach die Seite neu laden (F5 oder Refresh-Button im Browser), um die Änderungen zu übernehmen. Unter Einstellungen erscheint ein neuer Menüpunkt "Finanzinterface". None [1]   DATEV Export   [1] /web#id=102&menu_id=716&cids=5&action=1119&model=knowsystem.article&view_type=form

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Massenänderung Rechnungen - Kostenstelle / Objekt

Für den Fall, dass Sie Massenänderungen an Rechnungen vornehmen müssen, weil z.B. die Kostenstelle fehlerhaft ist, gehen Sie folgendermaßen vor: In der Rechnungsübersicht alle Rechnung oder die betroffenen Rechnungen auswählen. Unter dem Button "Aktion" finden Sie die Funktion "Export" → auswählen Ein Pop-up öffnet sich. Setzen Sie einen Haken im Feld: " Ich will Daten aktualisieren (Import-kompatibler Export)" Aus den "Verfügbaren Feldern" (linke Spalte) wählen Sie folgende Felder aus: Nummer Objekte Rechnungspositionen/Externe ID Rechnungspositionen/Buchungstext Rechnungspositionen/Konto Rechnungspositionen/Kostenstelle Klicken Sie danach auf Export. Das System generiert eine Excel-Datei, in der Sie Ihre Massenänderungen vornehmen können. Tragen Sie in dieser Tabelle die gewünschten Ko

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