Grundsätzlich kann jede Excel- oder CSV-Datei importiert werden.
Die erste Zeile muss den Namen des Feldes enthalten, in das importiert werden soll. In den Zeilen darunter befinden sich die Daten.
Wenn in Feldern mehrerer Werte importiert werden sollen (z.B. Kostenarten), so müssen diese Werte durch ein Komma und ohne Leerzeichen getrennt sein.
Werden fest gelegte Werte, wie z.B. Kostenarten oder Produkte importiert, müssen diese vorher im System angelegt oder Importiert werden. Es empfiehlt sich daher der Import in der folgenden Reihenfolge.
Über einen Export können Sie sich eigene Importdateien erstellen. In den Vorlagen finden Sie zudem die Exporte, die für die folgenden Importdateien genutzt wurden.
Der Name des Objekts, Nutzung, Zähler, Schlüssel, usw. sollte eindeutig sein, damit beim Import darauf verweisender Daten, die Zuordnung korrekt erfolgen kann.
Kontakte
Keine Pflichtfelder, aber Daten müssen im System vorhanden sein, sonst leer:
- Titel
- Sprache
Produkte
Es sind bereits Standardprodukte angelegt. In den meisten Fällen reicht es diese anzupassen (Konto/ Steuer) oder zu duplizieren.
Kostenarten
- Es gibt keine Pflichtfelder, es sollten bis auf Firma aber alle Felder gefüllt sein.
Ist keine Firma gesetzt, gelten die Kostenarten für alle Firmen. Dann müssen in allen Firmen alle Produkte vorhanden sein. - Der Kostenschlüssel muss einen der folgenden Text enthalten:
- Die Kostenkategie ist in der Regel "Betriebskosten",
im Standard gibt es noch Vorauszahlung oder Leerstand sein - Das Produkt ist im Standard "laufende Betriebskosten"
Objekte
Pflichtfelder - Daten müssen im System vorhanden sein:
- Veranwortlicher (Kontakt)
- Kostenstelle (wenn Objekt-Status "Verwaltung")
Keine Pflichtfelder, aber Daten müssen im System vorhanden sein, sonst leer:
- Lage
- Detail-Region
- Kostenarten
- Kontonummer
- Veranwortlichkeiten von Gebäudeversicherung bis Externer Administrator (Kontakt)
Feste Auswahl (Text muss mit der Auswahl übereinstimmen)
- Stammdaten
- Objekt-Status: Verwaltung, Vermarktung, Entwicklung
- Energieausweis
- Ausweis: Vorhanden, Nicht vorhanden, Noch nicht vorhanden
- Art des Ausweises: Badarfsausweis, Verbrauchsausweis
- Energieeffizienzklasse: A+, A, B,..., H
Nutzungen
Pflichtfelder - Daten müssen im System vorhanden sein:
- Objekt
- Rechnungsadresse
- Produkt Miete
- Heizkostenart
- Betriebskostenart
Keine Pflichtfelder - aber Daten müssen im System vorhanden sein, sonst leer:
- Kostenarten
Feste Auswahl (Text muss mit der Auswahl übereinstimmen)
- Abrechnungsart
- Getrennte Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten
- Kombinierte Vorauszahlung für alle Betriebskosten
- Flatrate-Miete
Schlüssel
Importdatei "Schlüsselübergaben"
